W dobie informatyzacji firm oraz możliwości szybiego przesyłania informacji między poszczególnymi jej oddziałami przedsiębiorstwa zchęcią odchodza od tradycyjnych dokumentów papierowych na rzecz dokumentów elektronicznych. Tyczy się to zarówno dokumentów, które od razu powstają w wersji elektronicznej jak i tych, które muszą zostać zarchiwizowane do tej postaci.

I choć skanowanie dokumentów, ich etykietowanie i ostateczna archiwizacja jest procesem często czasochłonnym – nie da się jednak od tego uciec. Aby przedsiębiorstwo mogło sprawnie przesyłać i zarządzać dokumentami takimi jak np. elektroniczna faktura w systemach EDI archiwizowanie dokumentów w postaci elektronicznej jest koniecznością.

Co zrobić jednak w przypadku gdy ilość dokuemntów w firmie przybywa a regulacje prawne nakazują ich przechowywanie przez określony czas? Jeśli firma jest w stanie pozwolić sobie na stworzenie archiwum dokumentów papierowych nie stanowi to dla niej problemu, ale czasem bardziej opłaca się wyniesienie archiwizacji poza firmę i zlecenie tego zadania zewnętrznym firmom outsourcingowym. Firmy takie zapewniają kompleksową usługę począwszy od transportu dokumentów z firmy do archiwum poprzez zabezpieczanie ich, opracowywanie dokumentacji i gwarancję bezpieczeństwa.