Sprawnie działające archiwum zakładowe znacznie zwiększa efektywność pracy całej firmy. Obecnie odchodzi się od tradycyjnych rozwiązań w postaci dokumentów w papierowej formie. Ta metoda archiwizacji nastręcza sporo problemów. Przede wszystkim wymaga wygospodarowania dużej przestrzeni biurowej w której można będzie ustawić przepastne szafy z dokumentami. Klasyczna metoda archiwizacji dokumentów posiada jeszcze jedną dużą wadę – jeśli musimy odnaleźć jeden konkretny dokument, musimy przedrzeć się przez stosy papierzysk.

Zupełnie inaczej wygląda to w przypadku elektronicznej archiwizacji dokumentów. Dzięki temu rozwiązaniu w błyskawicznym tempie możemy odnaleźć interesujące nas dokumenty. Wszystkie dane zapisane są w data center. Dzięki takiej centralizacji nie ma żadnych problemów z odnalezieniem jakichkolwiek dokumentów które zostały poddane archiwizacji. Poza tym wszystkie zapisane dane są chronione bardzo zaawansowanymi zabezpieczeniami. Osoby zarządzające dokumentami mogą nadawać uprawnienia poszczególnym użytkownikom archiwum elektronicznego, dzięki którym będą oni mogli oglądać dokumenty i wnosić do nich zmiany. Archiwum zakładowe oparte na elektronicznej archiwizacji dokumentów, umożliwia dostęp do dokumentów dużej ilości osób, praktycznie z każdego miejsca na świecie. Inną zaletą archiwum elektronicznego są niskie koszty. W końcu nie trzeba już płacić za papier, wydruk i jego przechowanie.