Elektroniczne faktury znacznie ułatwiły życie przedsiębiorcom. Nie muszą oni już ginąć w stertach papierzysk, podbijać pieczątek, martwić się o sposób dostarczenia faktury. Wystarczy odpowiedni program i dostęp do sieci internetowej po to by móc stworzyć i przesłać dokumenty do każdego klienta. Dzięki temu rozwiązaniu tańsza stała się również obsługa księgowa.
Przeczytaj całość: “Jak przechowywać elektroniczne faktury?”
W dobie informatyzacji firm oraz możliwości szybiego przesyłania informacji między poszczególnymi jej oddziałami przedsiębiorstwa zchęcią odchodza od tradycyjnych dokumentów papierowych na rzecz dokumentów elektronicznych. Tyczy się to zarówno dokumentów, które od razu powstają w wersji elektronicznej jak i tych, które muszą zostać zarchiwizowane do tej postaci.
Elektroniczne podpisy cyfrowe doczekały się w Polsce swojego rozporządzenia w lipcu 2005 roku. Od tego czasu na rynku pojawiło się wiele systemów informatycznych obsługujących podpisy elektroniczne, które spełniają kryteria z rozporządzenia oraz umożliwiają ewidencjonowanie dokumentów elektronicznych.
Zgodnie z rozporządzeniem, które wydał minister finansów wymiana dokumentów elektronicznych jest w pełni możliwa bez konieczności generowania ich papierowych odpowiedników o ile dokumenty te są podpisywane, a następnie ewidencjonowane i przechowywane na wypadek kontrolii Urzędu Skarbowego. Nie trzeba pewnie nikogo długo uświadamiać, iż dokumenty elektroniczne bardzo ułatwiają np. obieg dokumentów księgowych w firmie.
Sprawą podpisów elektronicznych i podpisywania dokumentów zajmują się specjalne autoryzowane centra certyfikacyjne, w których wydawane są certyfikaty na autentyczność podpisów. Na czym polegają takie podpisy? W rzeczywistości otrzymujemy specjalną kartę ID, do której dołączany jest kod PIN. Te dwie rzeczy jednoznacznie identyfikują osobę podpisującą dokumenty. Karty identyfikacyjne są imienne i mają ogranicznony termin ważności. Takie zabezpieczenia gwarantują, że np. elektroniczna faktura została podpisana przez jedną i rozpoznawalną poprzez system informatyczny osobę posiadającą certyfikowany podpis cyfrowy.
Programów do fakturowania jest obecnie wiele na polskim rynku, zatem przedsiębiorcy mogą wybierać w przeróżnych rozwiązaniach informatycznych by wspierać księgowość w swojej firmie I sprawnie zarządzań fakturami. Różnorodne programy posiadają wiele różnych funkcji, którymi producent oprogramowania zachęca do zakupu. Jednak jakie podstawowe I bardzo przydatne funkcje powinien zawierać każdy program do fakturowania? Przede wszystkim ważna jest obsługa takiego programu. Skoro mamy z nim pracować codziennie, ważne jest by nie zniechęcić się do samej jego obsługi. Zatem podstawą jaką powinien mieć każdy program do faktur to intuicyjna nowoczesna obsługa przy pomocy myszki i klawiatury. Druga sprawa dotyczy już samych faktur oraz ich możliwości zmian i konfiguracji. Zwracajmy uwagę czy nasz program do wystawiania faktur obsługuje faktury, które mamy zamiar wystawiać. Mnogość różnych typów faktur może czasem spowodować, że nie zwrócimy uwagi lub przeoczymy fakt, że jakaś faktura jest nieobsługiwana przez nasz program. Kolejna sprawa to możliwość samodzielnego ustawiania napisów na fakturze, wstawiania do niej logo firmy, style drukowania i inne bardziej szczegółowe rzeczy, które – choć może mniej istotne dla samego fakturowania – z pewnością są przydatne chociażby do budowania marki firmy i kojarzenia jej z danym logiem na fakturze.