Według badań, co drugie europejskie przedsiębiorstwo sporządza przynajmniej jedna fakturę elektroniczną w miesiącu. Takie rozwiązania są najbardziej popularne w Austrii (27%), Wielkiej Brytanii (31%) oraz Estonii (41%). . E-faktur najrzadziej używa się w we wschodniej części naszego kontynentu. W Polsce faktury elektroniczne to tylko kilka procent przysłanych dokumentów handlowych. Pomimo tego, że efaktury przynoszą wiele korzyści zarówno podmiotowi wystawiającemu, jak i odbiorcy, to zdecydowana  większość konsumentów we wszystkich krajach odbiera faktury papierowe. Specjaliście przewidują, że taki stan rzeczy będzie się systematycznie zmieniał na lepsze. Według szacunkowych danych 56% Polaków preferować będzie nadal drogę pocztową, ale aż 35% z nas wybierze elektroniczny sposób wymiany.

Elektroniczne faktury znacznie ułatwiły życie przedsiębiorcom. Nie muszą oni już ginąć w stertach papierzysk, podbijać pieczątek, martwić się o sposób dostarczenia faktury. Wystarczy odpowiedni program i dostęp do sieci internetowej po to by móc stworzyć i przesłać dokumenty do każdego klienta. Dzięki temu rozwiązaniu tańsza stała się również obsługa księgowa.

Elektroniczne faktury zmieniły sposób rozliczeń i płatności. Z drugiej strony zmieniła się również metoda archiwizacji dokumentów. Do lamusa odeszły wielkie szafy pełne zakurzonych papierzysk, ponieważ jedyną właściwą formą faktury elektronicznej jest jej postać elektroniczna, a nie papierowy wydruk. W elektronicznej postaci powinna być ona przechowywana i okazywana organom skarbowym do kontroli. E-faktury powinny być przechowywane w Polsce lub na terenie któregoś z państw członkowskich Unii Europejskiej. Poza Unią Europejską nie można archiwizować faktur zgodnie z prawem.

Najczęściej e-faktury przechowywane są na serwerze wystawcy faktury w archiwum elektronicznym. W takiej sytuacji klient ma do nich stały dostęp on-line, na podstawie zawartej umowy o świadczenie usług archiwizowania faktur elektronicznych. Należy jednak pamiętać, że na gruncie prawa podatkowego odpowiedzialność za wywiązanie się z obowiązku właściwego przechowywania faktur ponosi tylko i wyłącznie podatnik.

I choć skanowanie dokumentów, ich etykietowanie i ostateczna archiwizacja jest procesem często czasochłonnym – nie da się jednak od tego uciec. Aby przedsiębiorstwo mogło sprawnie przesyłać i zarządzać dokumentami takimi jak np. elektroniczna faktura w systemach EDI archiwizowanie dokumentów w postaci elektronicznej jest koniecznością.

Co zrobić jednak w przypadku gdy ilość dokuemntów w firmie przybywa a regulacje prawne nakazują ich przechowywanie przez określony czas? Jeśli firma jest w stanie pozwolić sobie na stworzenie archiwum dokumentów papierowych nie stanowi to dla niej problemu, ale czasem bardziej opłaca się wyniesienie archiwizacji poza firmę i zlecenie tego zadania zewnętrznym firmom outsourcingowym. Firmy takie zapewniają kompleksową usługę począwszy od transportu dokumentów z firmy do archiwum poprzez zabezpieczanie ich, opracowywanie dokumentacji i gwarancję bezpieczeństwa.

Zgodnie z rozporządzeniem, które wydał minister finansów wymiana dokumentów elektronicznych jest w pełni możliwa bez konieczności generowania ich papierowych odpowiedników o ile dokumenty te są podpisywane, a następnie ewidencjonowane i przechowywane na wypadek kontrolii Urzędu Skarbowego. Nie trzeba pewnie nikogo długo uświadamiać, iż dokumenty elektroniczne bardzo ułatwiają np. obieg dokumentów w firmie.

Sprawą podpisów elektronicznych i podpisywania dokumentów zajmują się specjalne autoryzowane centra certyfikacyjne, w których wydawane są certyfikaty na autentyczność podpisów. Na czym polegają takie podpisy? W rzeczywistości otrzymujemy specjalną kartę ID, do której dołączany jest kod PIN. Te dwie rzeczy jednoznacznie identyfikują osobę podpisującą dokumenty. Karty identyfikacyjne są imienne i mają ogranicznony termin ważności. Takie zabezpieczenia gwarantują, że np. elektroniczna faktura została podpisana przez jedną i rozpoznawalną poprzez system informatyczny osobę posiadającą certyfikowany podpis cyfrowy.