IT dla firm

Sterty dokumentów na biurkach pracowników to bardzo częsty i nikogo nie dziwiący widok. Korespondencja, dokumenty, segregatory w szafach uginających się pod ich ciężarem – tak wygląda przeciętne archiwum firmowe co drugiej średniej wielkości firmy. W przypadku utrzymywania porządku i w miarę sprawnej organizacji tych stert dokumentów da się jakoś funkcjonować w biurze. Jednak w większości przypadków dokumenty papierowe są składowane bez segregacji, klasyfikacji i prawidłowej archiwizacji, krążą gdzieś między firmą a domem pracownika lub między pomieszczeniami biurowymi. W końcu giną gdzieś pomiędzy papierami przeznaczonym do śmieci i wymagają ponownego wydrukowania i przesłania. Kolejny problem zaczyna się gdy potrzebne jest szybkie dotarcie do określonego dokumentu w tak dużej ilości papierów.

Może wreszcie warto zastanowić się nad wprowadzeniem porządku w dokumentach firmowych i zarządzanie nimi z poziomu systemu informatycznego. Archiwizacja dokumentów, ich skanowanie i rejestracja w wersji elektronicznej są bowiem o wiele bardziej użyteczne. Elektroniczne archiwum dokumentów umożliwia efektywne nimi zarządzanie, zapewnia wysoki stopień zabezpieczeń i szybki ich obieg w firmie oraz poza nią. Systemy tego typu noszą nazwę systemów DMS, czyli Document Management System.

Zarządzanie dokumentami elektronicznym poprzez system informatyczny daje ogromną ilość możliwości, których jesteśmy pozbawieni w przypadku tradycyjnego sposobu. Archiwizacja danych nie polega tu na składowaniu w magazynach dużej ilości segregatorów z dokumentami. Każdy dokument jest poddawany kilku czynnościom takim jak skanowanie dokumentów, rejestracja dokumentów oraz ich archiwizacja. Wszystkie dokumenty przechowywane są w tzw. data center i zarządzane są poprzez system DMS. To zapewnia pełną kontrolę nad nimi oraz umożliwia do nich dostęp w dowolnej chwili przez z góry określone osoby, uprawnione do ich odczytu i przeglądania.

Istotną informacją w przypadku systemów DMS, czyli Document Management System jest fakt, że dokumenty przechowywane w postaci elektronicznej (skanowanie dokumentów lub poprostu dokumenty w wersjach elektronicznych) coraz częściej są akceptowane np. przez instytucje państwowe, a zatem mogą służyć jako oficjalne dokumenty posiadające wartość prawną.

Znaczenie budowania i utrzymywania stałych dobrych relacji z klientami ostatnimi czasy znacznie wzrosło na rynku profesjonalnych firm z długim stażem w branży. Powszechnie wiadomo, że zdobycie nowego klienta jest zwykle dużo trudniejsze i bardziej kosztowne niż utrzymanie klienta, który już korzysta z usług naszej firmy. Dlatego tak duże znaczenie przywiązuje się obecnie do lojalności klientów.

Najpopularniejszymi narzędziami służącymi do wzmacniania relacji z klientami są systemy lojalnościowe. Do czego one służą? Najprościej ujmując ich zadaniem jest skłanianie obecnych klientów firmy do częstszych zakupów, rozszedzania koszyka zakupów na nowe dotychczas na kupowane produkty. Klientów do takich działań zachęca się zwykle poprzez różnego rodzaju korzyści, do których możemy zaliczyć zniżki, prezenty, promocje, upusty.

Same programy lojalnościowe, a raczej wprowadzenie ich do firmy nie rozwiązuje jednak problemów. Nawet najbardziej atrakcyjne promocje często nie są wystarczające, aby skłonić klienta do większej aktywności. Wtedy konieczne jest poczynienie odpowiednich działań. Działania, o których mowa, mają za zadanie lepsze zrozumienie potrzeb klientów oraz ich oczekiwać. Bo po co dawać klientowi podarunek, jeśli prezent wcale nie zachęci go do poczynienia np. większych zakupów?

Dobrym źródłem informacji o klientach są wszelkie dane gromadzone z zakupów i innnych transakcji między klientem a firmą. Na podstawie takich danych jesteśmy w stanie identyfikować poszczegołnych klientów, sprawdzać co kupują i w jakich odstępach czasu. Jeśli firma korzysta z programu lojalnościowego wykorzystującego karty klienta – są one wręcz skarbnicą wiedzy o kliencie, gdyż rejestrują każdą transakcję, jeśli tylko klient korzysta z przydzielonej mu karty. Informacje zbierane z transakcji klientów oraz karty lojalnościowe mogą posłużyć do precyzyjnej identyfikacji wzorców zachowań klientów oraz analizy jego zwyczajów i upodobań. Dzięki takim danym jesteśmy wstanie podjąć odpowiednie kroki do zwiększenia efektywności naszej sprzedaży, zmiany działań marketingowych. To wszystko wiąże się również z oszczędnościami wydatków na niepotrzebną reklamę lub kampanie, które nie są dobrze targetowane ani dopasowane do potrzeb klientów.

Do dogłębnej analizy i eksploracji zebranych danych są potrzebne nowoczesne systemy lojalnościowe, które wykorzystują zaawansowane informatyczne rozwiązania oraz metody. Dla przykładu moduły programów lojalnościowych o nazwie data mining służą do wyszukiwania ukrytej wiedzy z dużej ilości informacji.

Liczne badania na temat związane z zarządzaniem dokumentami wykazują znaczny wzrost zainteresowania firm w tej kwestii. Zarządzanie dokumentami w trybie outsourcingowym jest najczęściej wybieraną formą przez firmy z różnych branż.

Archiwizacja dokumentów i efektywne nimi zarządzanie jeszcze 3 lata temu napotykało sporo barier, które hamowały rozwój tego rynku. Główną barierą były obawy firm, które decydowały się na skanowanie dokumentów i ich archiwizowanie przez firmy zewnętrzne, związane z bezpieczeństwem oraz poufnością treści dokumentów. Wkońcu każda firma stara się jak najlepiej strzedz swoich dokumentów przed konkurencją, bo od tego zależy jej rozwój i walka na rynku o klientów. A przecież nawet w obrębie tej samej firmy tylko niewielka liczba pracowników ma dostęp do wszystkich dokumentów firmowych. Z czasem jednak firmy zdały sobie sprawę, że archiwizowanie dokumentów oraz rejestracja dokumentów firmowych zlecona firmom zewnętrznym bardzo im się opłaca.

Mimo rozwoju rynku zarządzania dokumentami oraz rozwoju technologii wciąż wiele firm najważniejsze informacje przechowuje w postaci papierowych dokumentów. Niestety im szybciej firma się rozwija i rozrasta, tym ilość papierów i teczek z dokumentami rośnie nieubłagalnie – a wraz z nimi rosną koszty przechowywania oraz spada efektywność działań firmy. Wtedy outsourcing informatyczny w postaci elektronicznego zarządzania dokumentami jest niezbędny.

Konwergentne systemy billingowe zapewniają operatorom teleinformatycznym zdecydowanie lepsza i bardziej wydajną architekturę niż tradycyjne systemy billigowe. Dzięki konwergencji umożliwi ona uproszczenie wielu operacji i procesów zachodzących podczas rozliczeń billingowych, a jednocześnie zwiększy możliwości szybkiej reakcji na zmiany na rynku usług teleinformatycznych.

Konwergentny system billingowy daje operatorom możliwość zaoferowania usług na takim samym poziomie bez względu na typ abonamentu lub też rodzaj dostępu do sieci komórkowych lub też stacjonarnych. Dla przykładu użytkownik telefonu komórkowego na kartę – czyli korzystający z systemy pre-paid – może otrzymywać faktury wykazujące jego doładowania lub też zażyczyć sobie doładowywanie automatyczne. Użytkownicy korzystający z usług poprzez abonemant, w systemie post-paid, mogą korzystać z kontroli kosztów na bierząco, w czasie rzeczywistym. Dodatkowe moduły takiego konwergentnego systemu billingowe umożliwiają podejmowanie różnych akcji przez abonenta w momencie przekroczenia jakiegoś ustalonego przez niego limitu. Może on zostać poinformowany o tym poprzez telefoniczną obsługę klienta i np. wyłączyć usługę, doładować konto, przesunąć poziom limitu, przeglądnąć historię operacji i wiele innych.

Nowoczesny konwergentny system billingowy oferuje również możliwość integracji z innymi systemami działającymi w firmie takimi, jak systemy ERP czy też systemy CRM.

Nowoczesne systemy billingowe opierają się swoją architekturę na trzech płaszczyznach przetwarzania. Są to płaszczyzny: central, agregacji i analiz. Głównym elementem płaszczyzny central jest moduł CHU, który swoją nazwą wziął od charging units. Gdy realizowane są połączenia jednocześnie generowane są rekordy CDR, które opisują dane połączenia. Rekordy te są generowane przez centralę na bieżącą, a następnie są zapisywane i buforowane we wspomnianym module CHU. Druga płaszczyzna, na której opiera się architektura systemów billingowych to płaszczyzna agregacji. Zawiera ona moduł o nazwie <em>kolektor</em>, do którego dostają się rekordy CDR. Kolektor jest powiązany z innymi modułami ostatniej płaszczyzny architektury systemów billingowych – płaszczyzny analiz. W tej płaszczyźnie dane z rekordów są analizowane i klasyfikowane np. ze względu na typy usług. Do każdej działalności operatora przeznaczony jest oddzielny moduł w płaszczyźnie analiz.

Architektura, na której opiera sie cała budowa nowoczesnych systemów billingowych stanowi również solidne fundamenty do budowy oprogramowania, którego funkcjonalność i możliwości wykraczają o wiele dalej niż usługi billingowe. Takie systemy często noszą nazwę oprogramowania OSS lub poprostu systemy OSS. OSS to skrót od Operation Support Systems, czyli systemy wsparcia operacji różnego typu. Systemy OSS mają o wiele szersze możliwości. Mogą np. przyjmować automatycznie zamówienia lub też reklamacje. Prowadzą historię połączeń, rozliczeń, umożliwiają windykację zaległych należności. Prócz tych i jeszcze wielu innych funkcji oprogramowanie OSS umożliwia integrację go z innymi systemami informatycznymi działającymi w firmie lub też ich modułami takimi jak np. systemy CRM. To powoduje, że funkcjonalność systemów OSS może być nieustannie wzbogacana i rozbudowywana.

Używając systemów OSS w firmie telekomunikacyjnej operator ma w rękach bardzo rozbudowane narzędzie do budowania zaawansowanych usług w dość prosty sposób. Ma to szczególne znaczenie przy projektowaniu i obsłudze konwergentnych systemów billingowych choć nie tylko billingowych. Dzięki otwartej architekturze systemów OSS mamy możliwość bardzo elastycznego zarządzania modułami i różnymi usługami.