W dobie informatyzacji firm oraz możliwości szybiego przesyłania informacji między poszczególnymi jej oddziałami przedsiębiorstwa zchęcią odchodza od tradycyjnych dokumentów papierowych na rzecz dokumentów elektronicznych. Tyczy się to zarówno dokumentów, które od razu powstają w wersji elektronicznej jak i tych, które muszą zostać zarchiwizowane do tej postaci.
cze
30
Elektroniczne podpisy cyfrowe doczekały się w Polsce swojego rozporządzenia w lipcu 2005 roku. Od tego czasu na rynku pojawiło się wiele systemów informatycznych obsługujących podpisy elektroniczne, które spełniają kryteria z rozporządzenia oraz umożliwiają ewidencjonowanie dokumentów elektronicznych.
Zgodnie z rozporządzeniem, które wydał minister finansów wymiana dokumentów elektronicznych jest w pełni możliwa bez konieczności generowania ich papierowych odpowiedników o ile dokumenty te są podpisywane, a następnie ewidencjonowane i przechowywane na wypadek kontrolii Urzędu Skarbowego. Nie trzeba pewnie nikogo długo uświadamiać, iż dokumenty elektroniczne bardzo ułatwiają np. obieg dokumentów księgowych w firmie.
Sprawą podpisów elektronicznych i podpisywania dokumentów zajmują się specjalne autoryzowane centra certyfikacyjne, w których wydawane są certyfikaty na autentyczność podpisów. Na czym polegają takie podpisy? W rzeczywistości otrzymujemy specjalną kartę ID, do której dołączany jest kod PIN. Te dwie rzeczy jednoznacznie identyfikują osobę podpisującą dokumenty. Karty identyfikacyjne są imienne i mają ogranicznony termin ważności. Takie zabezpieczenia gwarantują, że np. elektroniczna faktura została podpisana przez jedną i rozpoznawalną poprzez system informatyczny osobę posiadającą certyfikowany podpis cyfrowy.