IT dla firm

W dobie informatyzacji firm oraz możliwości szybiego przesyłania informacji między poszczególnymi jej oddziałami przedsiębiorstwa zchęcią odchodza od tradycyjnych dokumentów papierowych na rzecz dokumentów elektronicznych. Tyczy się to zarówno dokumentów, które od razu powstają w wersji elektronicznej jak i tych, które muszą zostać zarchiwizowane do tej postaci.

Przeczytaj całość: „Archiwizowanie dokumentów w firmie”

Systemy informatyczne klasy Workflow stwarzają wielkie możliwości dla elektronicznego obiegu dokumentów oraz samego skanowania dokumentów papierowych i ich ewidencjonowanie. Z początkiem pojawienia się tego typu systemów na rynków ich jakość oraz użyteczność była często poddawana wątpliwościom. Obecnie – w czasach gdy ciężko sobie raczej wyobrazić funkcjonowanie dużej firmy bazującej na papierowych dokumentach… Przeczytaj całość: „Workflow. Systemy EDI i skanowanie dokumentów”

Sterty dokumentów na biurkach pracowników to bardzo częsty i nikogo nie dziwiący widok. Korespondencja, dokumenty, segregatory w szafach uginających się pod ich ciężarem – tak wygląda przeciętne archiwum firmowe co drugiej średniej wielkości firmy. W przypadku utrzymywania porządku i w miarę sprawnej organizacji tych stert dokumentów da się jakoś funkcjonować w biurze. Jednak w większości przypadków dokumenty papierowe są składowane bez segregacji, klasyfikacji i prawidłowej archiwizacji, krążą gdzieś między firmą a domem pracownika lub między pomieszczeniami biurowymi. W końcu giną gdzieś pomiędzy papierami przeznaczonym do śmieci i wymagają ponownego wydrukowania i przesłania. Kolejny problem zaczyna się gdy potrzebne jest szybkie dotarcie do określonego dokumentu w tak dużej ilości papierów.

Może wreszcie warto zastanowić się nad wprowadzeniem porządku w dokumentach firmowych i zarządzanie nimi z poziomu systemu informatycznego. Archiwizacja dokumentów, ich skanowanie i rejestracja w wersji elektronicznej są bowiem o wiele bardziej użyteczne. Elektroniczne archiwum dokumentów umożliwia efektywne nimi zarządzanie, zapewnia wysoki stopień zabezpieczeń i szybki ich obieg w firmie oraz poza nią. Systemy tego typu noszą nazwę systemów DMS, czyli Document Management System.

Zarządzanie dokumentami elektronicznym poprzez system informatyczny daje ogromną ilość możliwości, których jesteśmy pozbawieni w przypadku tradycyjnego sposobu. Archiwizacja danych nie polega tu na składowaniu w magazynach dużej ilości segregatorów z dokumentami. Każdy dokument jest poddawany kilku czynnościom takim jak skanowanie dokumentów, rejestracja dokumentów oraz ich archiwizacja. Wszystkie dokumenty przechowywane są w tzw. data center i zarządzane są poprzez system DMS. To zapewnia pełną kontrolę nad nimi oraz umożliwia do nich dostęp w dowolnej chwili przez z góry określone osoby, uprawnione do ich odczytu i przeglądania.

Istotną informacją w przypadku systemów DMS, czyli Document Management System jest fakt, że dokumenty przechowywane w postaci elektronicznej (skanowanie dokumentów lub poprostu dokumenty w wersjach elektronicznych) coraz częściej są akceptowane np. przez instytucje państwowe, a zatem mogą służyć jako oficjalne dokumenty posiadające wartość prawną.

Liczne badania na temat związane z zarządzaniem dokumentami wykazują znaczny wzrost zainteresowania firm w tej kwestii. Zarządzanie dokumentami w trybie outsourcingowym jest najczęściej wybieraną formą przez firmy z różnych branż.

Archiwizacja dokumentów i efektywne nimi zarządzanie jeszcze 3 lata temu napotykało sporo barier, które hamowały rozwój tego rynku. Główną barierą były obawy firm, które decydowały się na skanowanie dokumentów i ich archiwizowanie przez firmy zewnętrzne, związane z bezpieczeństwem oraz poufnością treści dokumentów. Wkońcu każda firma stara się jak najlepiej strzedz swoich dokumentów przed konkurencją, bo od tego zależy jej rozwój i walka na rynku o klientów. A przecież nawet w obrębie tej samej firmy tylko niewielka liczba pracowników ma dostęp do wszystkich dokumentów firmowych. Z czasem jednak firmy zdały sobie sprawę, że archiwizowanie dokumentów oraz rejestracja dokumentów firmowych zlecona firmom zewnętrznym bardzo im się opłaca.

Mimo rozwoju rynku zarządzania dokumentami oraz rozwoju technologii wciąż wiele firm najważniejsze informacje przechowuje w postaci papierowych dokumentów. Niestety im szybciej firma się rozwija i rozrasta, tym ilość papierów i teczek z dokumentami rośnie nieubłagalnie – a wraz z nimi rosną koszty przechowywania oraz spada efektywność działań firmy. Wtedy outsourcing informatyczny w postaci elektronicznego zarządzania dokumentami jest niezbędny.