IT dla firm

Systemy workflow są jednym z podstawowych rozwiązań informatycznych stosowanych w instytucjach administracji publicznej. W jednostkach tego typu efektywność zależy głównie od tego jak przetwarzane będą dokumenty. Jeśli wszelkie zadanie związane z obiegiem dokumentów będą realizowane w płynny   to cały urząd będzie charakteryzował się wysoką sprawnością. Profesjonalne systemy workflow stanowią skuteczne wsparcie procesów kluczowych związanych  z zarządzaniem dokumentów i przepływem pracy. W trakcie wdrożenia rozwiązania workflow przystosowywane jest do obowiązujących w danym urzędzie procedur i modeli pracy.

Przeczytaj całość: „Systemy workflow w intytucjach administracji publicznej”

Sprawnie działające archiwum zakładowe znacznie zwiększa efektywność pracy całej firmy. Obecnie odchodzi się od tradycyjnych rozwiązań w postaci dokumentów w papierowej formie. Ta metoda archiwizacji nastręcza sporo problemów. Przede wszystkim wymaga wygospodarowania dużej przestrzeni biurowej w której można będzie ustawić przepastne szafy z dokumentami. Klasyczna metoda archiwizacji dokumentów posiada jeszcze jedną dużą wadę – jeśli musimy odnaleźć jeden konkretny dokument, musimy przedrzeć się przez stosy papierzysk.

Przeczytaj całość: „Archiwum elektroniczne – sposób na płynny obieg dokumentów”

Sterty dokumentów na biurkach pracowników to bardzo częsty i nikogo nie dziwiący widok. Korespondencja, dokumenty, segregatory w szafach uginających się pod ich ciężarem – tak wygląda przeciętne archiwum firmowe co drugiej średniej wielkości firmy. W przypadku utrzymywania porządku i w miarę sprawnej organizacji tych stert dokumentów da się jakoś funkcjonować w biurze. Jednak w większości przypadków dokumenty papierowe są składowane bez segregacji, klasyfikacji i prawidłowej archiwizacji, krążą gdzieś między firmą a domem pracownika lub między pomieszczeniami biurowymi. W końcu giną gdzieś pomiędzy papierami przeznaczonym do śmieci i wymagają ponownego wydrukowania i przesłania. Kolejny problem zaczyna się gdy potrzebne jest szybkie dotarcie do określonego dokumentu w tak dużej ilości papierów.

Może wreszcie warto zastanowić się nad wprowadzeniem porządku w dokumentach firmowych i zarządzanie nimi z poziomu systemu informatycznego. Archiwizacja dokumentów, ich skanowanie i rejestracja w wersji elektronicznej są bowiem o wiele bardziej użyteczne. Elektroniczne archiwum dokumentów umożliwia efektywne nimi zarządzanie, zapewnia wysoki stopień zabezpieczeń i szybki ich obieg w firmie oraz poza nią. Systemy tego typu noszą nazwę systemów DMS, czyli Document Management System.

Zarządzanie dokumentami elektronicznym poprzez system informatyczny daje ogromną ilość możliwości, których jesteśmy pozbawieni w przypadku tradycyjnego sposobu. Archiwizacja danych nie polega tu na składowaniu w magazynach dużej ilości segregatorów z dokumentami. Każdy dokument jest poddawany kilku czynnościom takim jak skanowanie dokumentów, rejestracja dokumentów oraz ich archiwizacja. Wszystkie dokumenty przechowywane są w tzw. data center i zarządzane są poprzez system DMS. To zapewnia pełną kontrolę nad nimi oraz umożliwia do nich dostęp w dowolnej chwili przez z góry określone osoby, uprawnione do ich odczytu i przeglądania.

Istotną informacją w przypadku systemów DMS, czyli Document Management System jest fakt, że dokumenty przechowywane w postaci elektronicznej (skanowanie dokumentów lub poprostu dokumenty w wersjach elektronicznych) coraz częściej są akceptowane np. przez instytucje państwowe, a zatem mogą służyć jako oficjalne dokumenty posiadające wartość prawną.

Liczne badania na temat związane z zarządzaniem dokumentami wykazują znaczny wzrost zainteresowania firm w tej kwestii. Zarządzanie dokumentami w trybie outsourcingowym jest najczęściej wybieraną formą przez firmy z różnych branż.

Archiwizacja dokumentów i efektywne nimi zarządzanie jeszcze 3 lata temu napotykało sporo barier, które hamowały rozwój tego rynku. Główną barierą były obawy firm, które decydowały się na skanowanie dokumentów i ich archiwizowanie przez firmy zewnętrzne, związane z bezpieczeństwem oraz poufnością treści dokumentów. Wkońcu każda firma stara się jak najlepiej strzedz swoich dokumentów przed konkurencją, bo od tego zależy jej rozwój i walka na rynku o klientów. A przecież nawet w obrębie tej samej firmy tylko niewielka liczba pracowników ma dostęp do wszystkich dokumentów firmowych. Z czasem jednak firmy zdały sobie sprawę, że archiwizowanie dokumentów oraz rejestracja dokumentów firmowych zlecona firmom zewnętrznym bardzo im się opłaca.

Mimo rozwoju rynku zarządzania dokumentami oraz rozwoju technologii wciąż wiele firm najważniejsze informacje przechowuje w postaci papierowych dokumentów. Niestety im szybciej firma się rozwija i rozrasta, tym ilość papierów i teczek z dokumentami rośnie nieubłagalnie – a wraz z nimi rosną koszty przechowywania oraz spada efektywność działań firmy. Wtedy outsourcing informatyczny w postaci elektronicznego zarządzania dokumentami jest niezbędny.