Systemy informatyczne klasy Workflow stwarzają wielkie możliwości dla elektronicznego obiegu dokumentów oraz samego skanowania dokumentów papierowych i ich ewidencjonowanie. Z początkiem pojawienia się tego typu systemów na rynków ich jakość oraz użyteczność była często poddawana wątpliwościom. Obecnie – w czasach gdy ciężko sobie raczej wyobrazić funkcjonowanie dużej firmy bazującej na papierowych dokumentach… – systemy EDI oraz obszerniejsze w funkcjonalności systemy workflow są podstawowym wyposażeniem wielu dużych przedsiębiorstw oraz korporacji.

Elektroniczny obieg dokumentów okazuje się rozwiązaniem, które jest wręcz konieczne do funkcjonowania i efektywnego działania firmy. Systemy EDI spotykaja się zatem z co raz większym zainteresowaniem na rynku, na czym oczywiście korzystają produceni oprogramowania IT dla firm, a w szczególności systemów workflow. Dzięki nim e-faktury, inne dokumenty handlowe lub jakiekolwiek krążące po firmie dokumenty elektroniczne szybko trafiają do odpowiednich działów firmy i uprawnionych osób, niwelując przy tym do maksimum możliwość ich zaginięcia gdzieś po drodze lub dostania się w niepowołane ręce.

Oczywiście zawsze pewne ryzyko wiąże się ze skanowaniem dokumentów. Na tym etapie dane z dokumentów rzeczywiścię są najmniej chronione i najbardziej podatne na wyciek informacji. Jednak skanowanie dokumentów jest procesem nieuniknionym przy archiwizacji dokumentów. Zagrożeń można uniknąć poprzez przydzielenie do skanowania dokumentów najbardziej zaufanych pracowników, którzy nie dopuszczą do wyciegku danych, ani sami nie będą mieli interesu w wyprowadzaniu informacji z dokumentów na zewnątrz firmy.