Oczywiście programy do faktur pozwalają również na własną numerację  poszczególnych dokumentów według dowolnego formatu. Duża część z nich posiada możliwość instalacji w sieci na dowolnej ilości komputerów. Dzięki temu większa ilość pracowników może korzystać z tych samych cenników, baz firm, jednostek miar czy też list kont. Rozwiązanie takie daje dostęp do wszystkich dokumentów z każdego komputera podłączonego do firmowej sieci.  Dobre programy do faktur współpracują również z czytnikami kodów kreskowych oraz z drukarkami fiskalnymi. Zwykle posiadają również możliwość automatycznego pobierania aktualnych kursów walut dzięki czemu dużo łatwiej dokonywać transakcji z firmami funkcjonującymi za granicą.

Właściwe archiwizowanie dokumentów jest nie lada sztuką. Warto poświęcić tej kwestii trochę więcej uwagi ponieważ ma to wpływ na wydajność pracowników. Jeśli archiwizowanie dokumentów zorganizowane będzie w odpowiedni sposób, nie będą oni musieli tracić czasu na długie szukanie potrzebnych im informacji. Archiwizowanie dokumentów jest dziedziną wymagająca specjalistycznej wiedzy, nie powinni zabierać się za kompletni laicy. Wszystkie dokumenty muszą być posegregowane według odpowiednich zasad i kluczy. Osoby zajmujące się archiwizacją dokumentów muszą znać doskonale wszystkie przepisy dotyczące tego zagadnienia. Prawo drobiazgowo reguluje sposób i czas archiwizowania poszczególnych dokumentów. Jeśli formularze zostaną złożone w archiwum zakładowym w nieodpowiedni sposób firma może być narażona na  kary. Dlatego też dużym powodzeniem cieszą się elektroniczne sposoby archiwizacji dokumentów. Mają one wpisane w sposób działania wszystkie odpowiednie zasady i reguły. Dzięki temu zniwelowane zostaje zagrożenie dopuszczenia do nieprawidłowości.

Elektroniczne faktury znacznie ułatwiły życie przedsiębiorcom. Nie muszą oni już ginąć w stertach papierzysk, podbijać pieczątek, martwić się o sposób dostarczenia faktury. Wystarczy odpowiedni program i dostęp do sieci internetowej po to by móc stworzyć i przesłać dokumenty do każdego klienta. Dzięki temu rozwiązaniu tańsza stała się również obsługa księgowa.

Elektroniczne faktury zmieniły sposób rozliczeń i płatności. Z drugiej strony zmieniła się również metoda archiwizacji dokumentów. Do lamusa odeszły wielkie szafy pełne zakurzonych papierzysk, ponieważ jedyną właściwą formą faktury elektronicznej jest jej postać elektroniczna, a nie papierowy wydruk. W elektronicznej postaci powinna być ona przechowywana i okazywana organom skarbowym do kontroli. E-faktury powinny być przechowywane w Polsce lub na terenie któregoś z państw członkowskich Unii Europejskiej. Poza Unią Europejską nie można archiwizować faktur zgodnie z prawem.

Najczęściej e-faktury przechowywane są na serwerze wystawcy faktury w archiwum elektronicznym. W takiej sytuacji klient ma do nich stały dostęp on-line, na podstawie zawartej umowy o świadczenie usług archiwizowania faktur elektronicznych. Należy jednak pamiętać, że na gruncie prawa podatkowego odpowiedzialność za wywiązanie się z obowiązku właściwego przechowywania faktur ponosi tylko i wyłącznie podatnik.

Podobnie sprawa ma się z usługami typu call center/contact center, udostępniania data center, oprogramowania oraz komputerów, jak również w przypadku usług związanych z archiwizacją danych w postaci papierowe, która ciągle jest wymagana i regulowana licznymi przepisami prawnymi. Sam proces archiwizacji danych (przygotowanie dokumentów, skanowanie, ewidencjonowanie dokumentów, ich elektroniczna archiwizacja) to proces pracochłonny i długotrwały, który pociąga za sobą koszta. Jeśli firma decyduje się na samodzielne archiwizowanie potrzebny jej będzie sztab ludzi do przeprowadzenia procesu archiwizacji, odpowiednie pomieszczenia i warunki do przechowywania dokumentów, a także system do zarządzania DMS dokumentami. Koszty z tym związane mogą być na tyle wysokie, że cała inwestycja w samodzielne archiwizowanie dokumentów będzie mało opłacalna.

Na szczęście oferta firm outsourcingowych oferujących outsourcing wielu różnych usług jest bardzo szeroka i stale się rozszerza. Poprzez outsourcing call/contact center, outsourcing telekomunikacyjny, przechowywanie dokumentów, outsourcing przestrzeni serwerowej i wiele innych firmy proponują swoim klientów obsługę specjalistów oraz sprzęt na poziomie klasy światowej. Bez obaw o nasze dane i dokumenty możemy powierzyć je firmom specjalizującym się w poszczególnych usługach. Ceny za taką obsługą są zwykle o wiele bardziej korzystne niż samodzielna inwestycja w stworzenie działu w obrębie własnej firmy, który zajmował by się tymi samymi działaniami.

I choć skanowanie dokumentów, ich etykietowanie i ostateczna archiwizacja jest procesem często czasochłonnym – nie da się jednak od tego uciec. Aby przedsiębiorstwo mogło sprawnie przesyłać i zarządzać dokumentami takimi jak np. elektroniczna faktura w systemach EDI archiwizowanie dokumentów w postaci elektronicznej jest koniecznością.

Co zrobić jednak w przypadku gdy ilość dokuemntów w firmie przybywa a regulacje prawne nakazują ich przechowywanie przez określony czas? Jeśli firma jest w stanie pozwolić sobie na stworzenie archiwum dokumentów papierowych nie stanowi to dla niej problemu, ale czasem bardziej opłaca się wyniesienie archiwizacji poza firmę i zlecenie tego zadania zewnętrznym firmom outsourcingowym. Firmy takie zapewniają kompleksową usługę począwszy od transportu dokumentów z firmy do archiwum poprzez zabezpieczanie ich, opracowywanie dokumentacji i gwarancję bezpieczeństwa.