IT dla firm

Systemy informatyczne klasy Workflow stwarzają wielkie możliwości dla elektronicznego obiegu dokumentów oraz samego skanowania dokumentów papierowych i ich ewidencjonowanie. Z początkiem pojawienia się tego typu systemów na rynków ich jakość oraz użyteczność była często poddawana wątpliwościom. Obecnie – w czasach gdy ciężko sobie raczej wyobrazić funkcjonowanie dużej firmy bazującej na papierowych dokumentach… Przeczytaj całość: „Workflow. Systemy EDI i skanowanie dokumentów”

Elektroniczne podpisy cyfrowe doczekały się w Polsce swojego rozporządzenia w lipcu 2005 roku. Od tego czasu na rynku pojawiło się wiele systemów informatycznych obsługujących podpisy elektroniczne, które spełniają kryteria z rozporządzenia oraz umożliwiają ewidencjonowanie dokumentów elektronicznych.

Zgodnie z rozporządzeniem, które wydał minister finansów wymiana dokumentów elektronicznych jest w pełni możliwa bez konieczności generowania ich papierowych odpowiedników o ile dokumenty te są podpisywane, a następnie ewidencjonowane i przechowywane na wypadek kontrolii Urzędu Skarbowego. Nie trzeba pewnie nikogo długo uświadamiać, iż dokumenty elektroniczne bardzo ułatwiają np. obieg dokumentów księgowych w firmie.

Sprawą podpisów elektronicznych i podpisywania dokumentów zajmują się specjalne autoryzowane centra certyfikacyjne, w których wydawane są certyfikaty na autentyczność podpisów. Na czym polegają takie podpisy? W rzeczywistości otrzymujemy specjalną kartę ID, do której dołączany jest kod PIN. Te dwie rzeczy jednoznacznie identyfikują osobę podpisującą dokumenty. Karty identyfikacyjne są imienne i mają ogranicznony termin ważności. Takie zabezpieczenia gwarantują, że np. elektroniczna faktura została podpisana przez jedną i rozpoznawalną poprzez system informatyczny osobę posiadającą certyfikowany podpis cyfrowy.

Ministerstwo Zdrowia przygotowało plan informatyzacji służby zdrowia, który polega na przeniesieniu wszelkich danych o pacjentach, lekarzach i usługach medycznych z papierowych dokumentów na dokumenty elektroniczne. W planie jest stworzenie informatycznego systemu scalającego wszystkie rejestry w służbie zdrowia, których na chwilę obecną jest około 100.

Teraz w formie elektronicznej jedynie niewielka część rejestrów działa w formie elektronicznej. Należą do nich między innymi rejestr lekarzy, pielęgniarek i położnych. W dodatku różne systemy informatyczne obsługują poszczególne rejestry i nie ma możliwości porównywania między nimi informacji.

Dokumenty elektroniczne, które mają zastąpić papierowe kartoteki oraz systemy informatyczne, które ma zamiar wprowadzić Ministerstwo Zdrowia mają prowadzić do łatwiejszego kontrolowania i zarządzania pieniędzmy NFZ. Przede wszystkim mają skorzystać sami pacjenci. Z tego względu dla nich jako pierwszy nowy system zostanie wprowadzona e-recepta. Stanie się to już na jesieni. W ten sposób e-recepty jako dokumenty elektroniczne będą wprowadzane do systemu i kontrolowane pod wieloma względami np. czy przepisany lek nie zagraża zdrowiu pacjenta (może być on uczulony na jakiś składnik leku). Elektroniczne recepty mają również zapobiec ich fałszowaniu.

Sterty dokumentów na biurkach pracowników to bardzo częsty i nikogo nie dziwiący widok. Korespondencja, dokumenty, segregatory w szafach uginających się pod ich ciężarem – tak wygląda przeciętne archiwum firmowe co drugiej średniej wielkości firmy. W przypadku utrzymywania porządku i w miarę sprawnej organizacji tych stert dokumentów da się jakoś funkcjonować w biurze. Jednak w większości przypadków dokumenty papierowe są składowane bez segregacji, klasyfikacji i prawidłowej archiwizacji, krążą gdzieś między firmą a domem pracownika lub między pomieszczeniami biurowymi. W końcu giną gdzieś pomiędzy papierami przeznaczonym do śmieci i wymagają ponownego wydrukowania i przesłania. Kolejny problem zaczyna się gdy potrzebne jest szybkie dotarcie do określonego dokumentu w tak dużej ilości papierów.

Może wreszcie warto zastanowić się nad wprowadzeniem porządku w dokumentach firmowych i zarządzanie nimi z poziomu systemu informatycznego. Archiwizacja dokumentów, ich skanowanie i rejestracja w wersji elektronicznej są bowiem o wiele bardziej użyteczne. Elektroniczne archiwum dokumentów umożliwia efektywne nimi zarządzanie, zapewnia wysoki stopień zabezpieczeń i szybki ich obieg w firmie oraz poza nią. Systemy tego typu noszą nazwę systemów DMS, czyli Document Management System.

Zarządzanie dokumentami elektronicznym poprzez system informatyczny daje ogromną ilość możliwości, których jesteśmy pozbawieni w przypadku tradycyjnego sposobu. Archiwizacja danych nie polega tu na składowaniu w magazynach dużej ilości segregatorów z dokumentami. Każdy dokument jest poddawany kilku czynnościom takim jak skanowanie dokumentów, rejestracja dokumentów oraz ich archiwizacja. Wszystkie dokumenty przechowywane są w tzw. data center i zarządzane są poprzez system DMS. To zapewnia pełną kontrolę nad nimi oraz umożliwia do nich dostęp w dowolnej chwili przez z góry określone osoby, uprawnione do ich odczytu i przeglądania.

Istotną informacją w przypadku systemów DMS, czyli Document Management System jest fakt, że dokumenty przechowywane w postaci elektronicznej (skanowanie dokumentów lub poprostu dokumenty w wersjach elektronicznych) coraz częściej są akceptowane np. przez instytucje państwowe, a zatem mogą służyć jako oficjalne dokumenty posiadające wartość prawną.

Liczne badania na temat związane z zarządzaniem dokumentami wykazują znaczny wzrost zainteresowania firm w tej kwestii. Zarządzanie dokumentami w trybie outsourcingowym jest najczęściej wybieraną formą przez firmy z różnych branż.

Archiwizacja dokumentów i efektywne nimi zarządzanie jeszcze 3 lata temu napotykało sporo barier, które hamowały rozwój tego rynku. Główną barierą były obawy firm, które decydowały się na skanowanie dokumentów i ich archiwizowanie przez firmy zewnętrzne, związane z bezpieczeństwem oraz poufnością treści dokumentów. Wkońcu każda firma stara się jak najlepiej strzedz swoich dokumentów przed konkurencją, bo od tego zależy jej rozwój i walka na rynku o klientów. A przecież nawet w obrębie tej samej firmy tylko niewielka liczba pracowników ma dostęp do wszystkich dokumentów firmowych. Z czasem jednak firmy zdały sobie sprawę, że archiwizowanie dokumentów oraz rejestracja dokumentów firmowych zlecona firmom zewnętrznym bardzo im się opłaca.

Mimo rozwoju rynku zarządzania dokumentami oraz rozwoju technologii wciąż wiele firm najważniejsze informacje przechowuje w postaci papierowych dokumentów. Niestety im szybciej firma się rozwija i rozrasta, tym ilość papierów i teczek z dokumentami rośnie nieubłagalnie – a wraz z nimi rosną koszty przechowywania oraz spada efektywność działań firmy. Wtedy outsourcing informatyczny w postaci elektronicznego zarządzania dokumentami jest niezbędny.